O ile by wzrosły Twoje zyski, gdyby pracownicy
poprawili swoją efektywność o 5%?

Przedsiębiorca, który ma firmę produkcyjną, nie ma wątpliwości, że inwestycje w modernizację jego fabryki są niezbędne i kluczowe dla jego biznesu. Optymalizacja procesów produkcyjnych to klucz do redukcji kosztów i poprawy jakości. Każda operacja jest dokładnie analizowana, a maszyny i narzędzia modernizowane tak, aby wykorzystać każdą sekundę. Lean management rządzi.
Oczywisty trend jest taki aby wszędzie tam, gdzie to możliwe ludzi zastąpić automatami, które potrafią coraz więcej operacji wykonać szybciej i dokładniej. Chociaż inwestycje w maszyny pochłaniają często miliony, to pozwalają redukować wysokie koszty zatrudnienia i w perspektywie czasu przynoszą wymierne korzyści

Co jednak może zrobić przedsiębiorca, który zajmuje się handlem lub usługami? Czym może zastąpić handlowców, księgowych, informatyków i innych specjalistów. W tym przypadku komputery i Internet też wyeliminowały wiele etatów. W żadnym biznesie nie da się jednak wyeliminować ludzi w ogóle. Im ważniejsze procesy „zlecamy” maszynom, tym lepszych do tego potrzebujemy specjalistów. Lepszych to niestety znaczy droższych.

Na produkcji często inwestuje się w stanowisko pracy i narzędzia, aby zaoszczędzić choćby milisekundy na każdej operacji wykonywanej przez pracownika. Opłaca się to nawet wtedy, kiedy zarabia on zdecydowanie poniżej średniej krajowej. Zupełnie nie dziwi zatem fakt, że firmy inwestują też w miejsca pracy pracowników umysłowych czyli w biuro. To w biurze przebiegają kluczowe procesy, które zamiarem jest podniesienie jakości i efektywności produkcji. Jedno jest pewne, każda roboczogodzina pracownika umysłowego, to nierzadko krotność średniej krajowej. Jak zatem zorganizować to miejsce pracy aby ułatwiało osiąganie wysokiej efektywności?

“Koszty pracy są kluczowym wydatkiem niemal każdej firmy. Nie unikniemy tego. Co więcej, nikt chyba nie ma wątpliwości, że będą one nadal rosły. Pozostaje nam więc się z tym pogodzić. Wysokie koszty pracy to pojęcie względne. Nie są one problemem, kiedy mamy wysoką efektywność. Każdy z nas chciałby mieć wysoce wydajnych pracowników, bo to pozwala zrównoważyć wysokie koszty pracy osiąganym zyskiem.”

W biurze, podobnie jak na produkcji, najważniejsza jest analiza kluczowych procesów realizowanych przez poszczególnych pracowników. To jest najtrudniejszy etap tworzenia efektywnego środowiska pracy. Wymaga wiedzy, doświadczenia i narzędzi, które pozwalają na zebranie obiektywnych informacji. Jakie procesy są kluczowe dla naszego biznesu? Na jakie czynności poszczególni pracownicy poświęcają najwięcej czasu, aby zrealizować stawiane przed nimi cele?

Codziennie mamy sporo zadań, które musimy wykonać indywidualnie. Doskonale wiemy, że jeżeli nie mamy dobrych warunków do ich wykonania, to mogą nam zająć znacznie więcej czasu niż powinny.

Coraz większe znaczenie mają jednak zadania realizowane zespołowo. Wspólne projekty, spotkania, zebrania, raporty, warsztaty, burze mózgów itp. zabierają statystycznie już ponad połowę naszego czasu pracy. Czy open space i sala konferencyjna to jedyna przestrzeń dla zespołowych procesów kreatywnych? Oczywiście, że nie i dlatego innowacyjność i efektywna współpraca naszych zespołów to ciągle  trudne wyzwanie dla menadżerów.

Spędzamy w pracy coraz więcej czasu i wykonujemy trudne oraz odpowiedzialne zadania. Powoduje to, że jesteśmy zmęczeni i zestresowani, co może obniżać naszą wydajność. Ważna staje się więc możliwość regeneracji w pracy. Można by stwierdzić, że to fanaberia, bezproduktywny czas, za który płaci pracodawca, ale ile kosztuje go praca na pół gwizdka zmęczonego pracownika?