„Podstawową kwestią przy relokacji jest przygotowanie pracowników do zmiany, dobra komunikacja, jak również zaangażowanie pracowników na poszczególnych etapach projektu.”

Katarzyna Wierzba: Jakie były cele biznesowe Zarządu związane z relokacją biura?

Urszula Popławska-Jasińska:

Najważniejszym celem związanym z relokacją było połączenie dwóch biur, dwóch grup pracowników funkcjonujących przez prawie 10 lat w dwóch oddzielnych lokalizacjach, a także poprawa komunikacji między poszczególnymi działami, stworzenie jednego organizmu.

Za co była/jest Pani odpowiedzialna?

Jako Office Manager byłam odpowiedzialna za cały proces relokacji, począwszy od znalezienia nowej lokalizacji, negocjacji umowy najmu, wyboru firmy projektującej i wyposażającej nowe biuro, kontakt z wybraną firmą podczas procesu rozeznania potrzeb i wypracowania koncepcji urządzenia nowej powierzchni, koordynacji współpracy pomiędzy architektami i przedstawicielem zarządcy budynku, nadzoru merytorycznego nad realizacją projektu aranżacyjnego przygotowanego przez firmę Helikon, aż po kontrolę prac wykończeniowych – ich zakresu i wartości oraz kontrolę prac dodatkowych, które pojawiły się w trakcie. Następnie byłam odpowiedzialna za przygotowanie procesu przeprowadzki dwóch biur z dwóch lokalizacji: począwszy od wyboru firmy przeprowadzkowej, rozpisania harmonogramu, wyznaczenia godziny „0” oraz nadzoru nad przeprowadzką, aż po zdanie starych biur ich właścicielom.

Cały proces relokacji trwał prawie 3 lata i pomimo kilku niespodziewanych sytuacji, przebiegał bez większych zakłóceń i zakończył się w planowanym terminie.

Czy ktoś pomagał Pani ze strony firmy, jakie osoby były włączone w proces i dlaczego?

Ze strony firmy miałam olbrzymie wsparcie przede wszystkim ze strony Prezesa firmy, który zaufał mi i powierzył to trudne zadanie oraz ze strony Dyrektor Administracji, która przede wszystkim brała czynny udział w negocjacjach umowy najmu, przy wsparciu kancelarii prawnej, która obsługuje naszą firmę. Podczas procesu rozpoznania potrzeb i wypracowywania koncepcji nowego biura został powołany zespół, złożony z managerów naszej firmy. Również podczas przygotowania samej przeprowadzki powołałam ,,zespół ds. przeprowadzki”, w skład którego weszli przedstawiciele wszystkich działów.

Jakie były wyzwania?

Sama relokacja biura jest wielkim wyzwaniem. Znalezienie powierzchni, która będzie odpowiadała zarówno pod względem lokalizacyjnym, jak i warunków finansowych, nie jest łatwe. W naszym przypadku bardzo ważne było znalezienie prestiżowej lokalizacji, ale jednocześnie przyjaznej dla pracowników np. pod względem komunikacyjnym, czy możliwości parkingowych. Dlatego odrzuciliśmy propozycje biur w Śródmieściu czy w okolicach tzw. „Mordoru”. Niełatwym zadaniem było przekonanie pracowników do wizji biura, zaproponowanej przez firmę aranżującą dla nas powierzchnię biurową. Przeprowadziliśmy się do biura w przeważającej części typu „open-space”, co spotkało się z dużym oporem wśród naszych pracowników. Przyznam szczerze, że nie do końca udało nam się zrealizować tę wizję.

Co było największym wyzwaniem?

Na pierwszym etapie najtrudniejsze było znalezienie kompromisu pomiędzy możliwościami, nazwijmy to technicznymi, czyli ograniczeniami w postaci ilości metrów kwadratowych, które możemy wynająć, a naszymi potrzebami i marzeniami, które dotyczyły naszego, nowego biura. Zarówno na tym etapie, jak i kolejnych nasza współpraca z firmą Helikon przyniosła bardzo zadowalający efekt.

Jak zareagowali pracownicy?

Pracownicy bardzo pozytywnie odebrali nasze nowe biuro, chociaż nie obyło się bez reakcji niezadowolenia spowodowanych przede wszystkim open space’ami.

Co najbardziej zaskoczyło ludzi w nowym biurze?

Nowe biuro zaskoczyło przede wszystkim aranżacją przestrzeni. Mam tu na myśli funkcjonalność, którą osiągnęliśmy dzięki wykorzystaniu każdego niemalże metra kwadratowego, przy jednoczesnym poczuciu otwartości przestrzeni oraz nowoczesnymi rozwiązaniami technicznymi, jak również wystrojem wnętrz.

Na co zwrócić szczególną uwagę przy relokacji?

Podstawową kwestią przy relokacji jest przygotowanie pracowników do zmiany, dobra komunikacja, jak również zaangażowanie pracowników na poszczególnych etapach projektu.

Czego można spodziewać się ze strony firmy projektującej i wyposażającej?

Przede wszystkim wnikliwej analizy specyfiki firmy, analizy potrzeb i możliwości. Dobra współpraca na każdym etapie, począwszy od pierwszego kroku, jakim jest rozpoznanie potrzeb, aż po wsparcie podczas prac aranżacyjnych, są niezwykle ważne. Niezwykle istotna jest również pewna elastyczność w podejściu do tematu i umiejętność reagowania na potrzeby chwili, nawet jeśli to wiąże się ze zmianami w koncepcji wystroju. Wszystkie te elementy „zagrały” we współpracy z firmą Helikon, z którą miałam przyjemność współpracować. I myślę, że efekt jest rewelacyjny.

Czy poleciłaby Pani nasze usługi innej firmie i dlaczego?

Z wielka przyjemnością polecam usługi firmy HELIKON, przede wszystkim z powodu profesjonalizmu pracujących w niej osób, jak również ich niezwykłego zaangażowania na każdym etapie realizacji projektu.