Każda firma to marka, która niesie ze sobą pewną opowieść. Dlatego tak ważne jest budowanie pozytywnego wizerunku organizacji, w której warto pracować i którą warto rekomendować innym. Nie zapominajmy również, że biuro to przestrzeń, która z pewnością jest miejscem pierwszego kontaktu z klientem oraz innymi osobami odwiedzającymi firmę, a pozytywne pierwsze wrażenie ma ogromny wpływ na budowę jej wizerunku oraz kształt dalszych relacji biznesowych. Bycie autentycznym to podstawowa cecha, która buduje silną markę.

Nowoczesne biuro

W nowoczesnym biurze każdego dniawykonujemy wiele zadań: dzwonimy, piszemy maile, opracowujemy strategię firmy, uczestniczymy w konferencjach, warsztatach, dokonujemy analiz, pracujemy w zespole oraz nad indywidualnymi projektami. Ważne, aby mieć do dyspozycji odpowiednie miejsca, które pozwolą efektywnie realizować zadania. Przede wszystkim należy pomyśleć o atrakcyjnej, a co najważniejsze, funkcjonalnej i intuicyjnej przestrzeń biurowej, w której pracownicy będą czuć się komfortowo, a umiejętne wykorzystanie specjalnie wydzielonych stref takich jak: strefa relaksu, sala do pracy cichej lub zespołowej czy chillout room ułatwią im wykonywanie codziennych czynności.

Ludzie

Zaprojektowanie przestrzeni biurowej to nie tylko dobór mebli lub dodatków, które tworzą odpowiedni klimat i warunki do efektywnej pracy. Biuro tworzą przede wszystkim ludzie – specjaliści, którzy codziennie mierzą się z mnóstwem nowych wyzwań do zrealizowania. Należy pamiętać, że dobrze zaprojektowane wizualnie i komunikacyjnie biuro ułatwia pracę. Ponadto sprawia, że staje się ona przyjemna, owocna, a co najważniejsze przynosi wymierne efekty.

Polacy spędzają w swoich biurach znaczną część dnia. Wiele godzin zajmują im projekty, analizy czy sporządzanie raportów. Potwierdzają to badania i dlatego tak ważne jest odpowiednie przystosowanie przestrzeni do pracy. Układ i kształt przestrzeni biura realnie wpływają na wydajność ludzkiej pracy, która przekłada się na sukcesy i osiągnięcia zawodowe, zarówno osobiste jak i wspólne, wewnątrz całej organizacji. Dobrze zaprojektowane biuro ma bezpośredni wpływ na sposób pracy, efektywność całego zespołu, zaangażowanie pracowników oraz rozwój ich kreatywności. Czasami odejście od biurka i przejście do kreatywnej sali sprawi, że pracownik zrealizuje swoje zadanie z większym zaangażowaniem oraz w poczuciu większego komfortu.

Przykład

„Przez pewien czas pracowałam w firmie, której biuro mieściło się w starej kamienicy. Budynek był w trakcie modernizacji, więc dodatkowo komfort pracy zakłócał hałas związany z remontem. Biuro było wyposażone w stare meble, na podłodze leżała wysłużona wykładzina, ściany wymagały malowania i jeszcze ten nieprzyjemny zapach. Niewielka przestrzeń biurowa sprawiała, że obok siebie pracowały osoby z różnych działów i podczas realizacji indywidualnych zadań lub pracy w kilkuosobowych zespołach, przeszkadzały sobie wzajemnie. Prowadziło to niestety do wielu konfliktów pomiędzy pracownikami. Jednak to nie trudne warunki lokalowe stanowiły największy problem tej firmy. Brak komunikacji między szeregowymi pracownikami a kadrą zarządzającą oraz zła organizacja pracy wpływały niekorzystnie na atmosferę w pracy i przyczyniały się do chaosu panującego w firmie. Współpracę utrudniał również system pracy, wymagający od pracownika wykonywania zadań jedynie przy wyznaczonym biurku, a każda chwila nieobecności na stanowisku była źle odbierana przez przełożonych. Tak negatywna atmosfera i złe warunki miały istotny wpływ nie tylko na jakość pracy, ale także na samopoczucie pracowników, a stres i brak satysfakcji powodowały częstą rotację wśród personelu.”

Jak wynika z przytoczonego przykładu, tylko dobrze zaplanowana przestrzeń biurowa pozwala na prawidłowe funkcjonowanie całego zespołu oraz usprawnia komunikację pomiędzy pracownikami i kadrą zarządzającą. Co więcej, przyczynia się do naprawy przepływu informacji wewnątrz mniejszych jednostek organizacyjnych i działów, a także integruje zespół, który dzięki redukcji szumów komunikacyjnych pracuje wydajniej i efektywniej. Istotne jest, by projektując nowoczesne biuro wziąć pod uwagę codzienną aktywność osób w nim pracujących oraz ich potrzeby. Koniecznie należy wydzielić w przestrzeni biurowej strefy do pracy cichej i zespołowej. Warto stworzyć również salę spotkań lub konferencji. W nowoczesnej przestrzeni nie może zabraknąć atrakcyjnej strefy kreatywnej oraz miejsca na odpoczynek i regenerację sił.

Warto pamiętać

Biuro tworzą przede wszystkim ludzie – specjaliści, którzy codziennie mierzą się z mnóstwem nowych wyzwań do zrealizowania

Projektując idealną przestrzeń biurową, nie możemy zapominać o żadnym z powyższych aspektów. Wiele z nich realnie przyczynia się do usprawnienia procesów komunikacyjnych między pracownikami, a co za tym idzie, polepszenia wyników pracy. Pamiętajmy, że w pracy najważniejszy jest człowiek, a przestrzeń biura powinna jak najlepiej sprostać jego oczekiwaniom oraz zapewnić mu narzędzia do skutecznego realizowania ambitnych zadań.