Narzędzia i aspiracje od zawsze.

Najstarsze odnalezione narzędzia, jakimi posługiwali się przodkowie człowieka z gatunku Homo habilis, reprezentujący kulturę olduwajską, datowane są na ponad 2.5 miliona lat. Upływający czas i nieubłagana ewolucja objawiona ludzkości przez Karola Darwina sprawiły, że po upływie setek tysięcy dziesięcioleci, gatunek ludzki zawładnął planetą, a co bardziej przedsiębiorczy, mają apetyt na zawładnięcie biznesem. Nie zmieniło się jednak jedno. Wytwarzanie i używanie narzędzi dla osiągnięcia jakiegoś celu, bądź korzyści, pozostaje jednym z podstawowych środków ludzkiej ekspansji. Również w zakresie prowadzenia  i rozwoju przedsiębiorstw i firm.

Przestrzeń. Procesy. Design.

Na ich funkcjonowanie i poszerzanie obszaru działalności wpływa wiele różnych czynników, jednak przestrzeń biurowa, rozumiana jako miejsce pracy i swoiste centrum dowodzenia, pozostaje dla każdego przedsiębiorcy podstawowym narzędziem w globalnym wyścigu o sukces.

Odpowiednie ukształtowanie i aranżacja biura, bezpośrednio oddziałują na biznes, stanowiąc jeden z najważniejszych filarów odpowiedzialnego podejścia do prowadzenia działalności na rynku. Próba refleksji nad ich znaczeniem, odsyła do momentów dziejowych, w których rzesze niezadowolonych pracowników, wznoszonych na barkach związkowców, domagały się swoich praw i przywilejów, ciągnąc ze sobą na dno co zatwardzialszych i nieustępliwych przedsiębiorców. Troska o ludzki kapitał firmy, wpisuje się we współczesną kulturę zarządzania, a jednym z jej przejawów jest stworzenie przyjaznego i funkcjonalnego miejsca pracy, które łącząc w sobie kilka ważnych elementów, pełnić będzie rolę skutecznego narzędzia w zarządzaniu zespołem i pozwoli na wygenerowanie dodatkowych zysków przy pomnażaniu oszczędności.

Odpowiednio zaprojektowana przestrzeń sprzyja zarówno koncentracji, jak i efektywnej pracy, podnosząc przy tym zaangażowane pracowników. Kolory, faktury, kształty i wyposażenie, dobrane w przemyślany sposób, mają za zadanie  nie tylko wspierać zespół w realizacji określonych zadań, ale również stworzyć określony klimat i charakter przestrzeni, która dużo może powiedzieć o kulturze zarządzania, wewnętrznej hierarchii i panującej wewnątrz organizacji atmosferze.

Dla każdego coś innego.

Indywidualne podejście i dostosowanie przestrzeni biurowej do potrzeb firmy, wynikających z modelu jej funkcjonowania i oparte na wartościach z jakich organizacja wyrasta, pozwala uszyć biuro na miarę. Wykreować narzędzie, które nie tylko wspiera biznes, ale staje się jego częścią.

Hipokrates wskazywał, że to co dla jednych jest pożywnym i dobrym pokarmem, dla drugich może okazać się trucizną. Podobnie rzecz ma się z biurem. Nie istnieje jeden, sprawdzony i uniwersalny wzór, który niczym krój krawiecki, przyłożyć można do każdego przedsiębiorstwa, skopiować i wdrożyć, oczekując sukcesu i nasłuchując strzelających korków od szampana. Skuteczne biuro to takie, które powstaje w wyniku dogłębnych analiz, refleksji nad realnymi potrzebami i nieuświadomionymi wcześniej barierami, jakie blokować mogą ukryty w firmie potencjał. Warto mieć jednak na uwadze problemy, z którymi boryka się większość firm. Spadek efektywności i koncentracji to najczęściej wymieniane zmory pracodawców.

Co na to liczby.

Badania przeprowadzone przez firmę doradczą Cushmann & Wakefield dowiodły, że 56 % organizacji, planując zmianę siedziby, zastanawia się nad nową aranżacją przestrzeni biurowej, traktując ją jako okazję do zwiększenia efektywności pracy i poprawy wyników finansowych. Coraz więcej przedsiębiorstw zdaje sobie bowiem sprawę z faktu, że dobra i przemyślana organizacja środowiska pracy, może stać się kluczowym elementem w budowaniu pozycji na rynku.

Określone czynności i zadania, realizowane przez delegowane do nich zespoły, niczym tryby w wielkiej machinie biznesu, budują pozycję firmy dzień po dniu. Jakość pracy i zaangażowanie pracowników, mają niebagatelne znaczenie dla firmowego portfela. Pomnażanie kapitału przebiegać może tylko dzięki przemyślanym i zaplanowanym działaniom, które warto wspierać wykorzystując przestrzeń do pracy.

Odpowiednio zaprojektowane biuro powinno wspierać wykonywanie codziennych obowiązków.  Dane wskazują jednak, że jedynie niespełna 20 % pracowników uważa, że przestrzeń biurowa, w jakiej funkcjonują na co dzień, pozytywnie wpływa na realizację ich zadań. Optymalizacja środowiska pracy, zdaje się więc pozostawać wyzwaniem dla większości firm. Każda godzina pracy to koszty, jakie pracodawca inwestuje z nadzieją, że zwrócą się z nawiązką, w postaci intratnych kontraktów, powracających zadowolonych z usług klientów i zainteresowania kluczowych rynkowych graczy, którzy skuszeni prosperującym biznesem, zechcą zainwestować we współpracę. Strata cennego czasu może nieść jednak za sobą poważne konsekwencje i zamiast dać oczekiwany zysk, zwyczajnie dać po kieszeni. Praca na przestrzeni typu open space, negatywnie ocenianej  przez 62 % badanych, bardzo często wpływa na brak koncentracji i narażenie na hałas. Naukowcy z Uniwersytetu w Sydney, zauważyli także, że nieodpowiednie warunki wzmacniają stres i odbierają motywację. Według Bauma i Grunberga, którzy prowadzili badania na temat stresu, ekspozycja na stałe, irytujące dźwięki z otoczenia, przyczynia się do podwyższenia adrenaliny aż o 43 %, a co za tym idzie znaczącego spadku zaangażowania w wykonywane obowiązki. Mierzalny skutek może być tylko jeden – strata cennych roboczogodzin.

Przykład obrazuje więcej.

Zakładając, że firma zatrudnia na umowę o pracę  100 pracowników, z których każdy otrzymuje średnio 4000 złotych brutto wynagrodzenia miesięcznego, przy czym koszt pracodawcy to w przybliżeniu 4800 złotych, łatwo policzyć jakiego rzędu straty, generować mogą spadki efektywności i koncentracji. Przyjmując, że wszyscy zatrudnieni są  w pełnym wymiarze godzin, a każdego dnia „tracą” 60 minut dnia, miesięczny czek wystawiony przez nieubłaganą bezproduktywność opiewa na około 60 000 złotych.

Hałas nie jest jedynym wrogiem pracownika. Zagrożenia czyhają z każdej strony, a narażone są na nie wszystkie zmysły. Obciążony przez ekran komputera wzrok, szuka ukojenia padając w przestrzeń. Nie zazna jednak spokoju, jeżeli na jego drodze pojawią się zbyt krzykliwe i dominujące kolory, których odcienie wydobywają niedostosowane do pomieszczenia i panujących w nim warunków lampy. Zbyt mocne oświetlenie  o nieprzemyślanej, jaskrawej barwie, może potęgować zmęczenie i negatywnie oddziaływać na narząd wzroku. Podobny skutek może mieć jednak jego niedostatek.

Eksperci zwracają również uwagę, na niebagatelną rolę sztucznego słońca w okresie zimowym, kiedy brak słonecznych promieni i niedobór witaminy D negatywnie odbija się na psychice. W świetle tego problemu lepiej zatem postawić na współpracę z fachowcem. Specjalistyczne konsultacje stają się coraz częstsze wśród samych pracowników. Jak wykazał raport  „Fit for work”, bóle kręgosłupa są jedną z najczęstszych przyczyn zwolnień lekarskich. W kontekście  przedstawionych wyliczeń, stara jednej godziny dziennie wydaje się niewielką stratą w stosunku do kilkudniowych, a nawet  kilkutygodniowych absencji pracowników. Chociaż Polacy, na tle europejskich sąsiadów chodzą do lekarzy stosunkowo rzadko, w minionym roku korzystali z „L4” w sumie przez ponad 200 mln dni.

Pokolenia X, Y, Z.

Brak zaangażowania i liczne absencje to tylko wycinek problemów, z jakimi mierzyć się musi współczesny pracodawca. Niekiedy schody zaczynają się już na etapie rekrutacji i poszukiwania specjalistów. Wchodzące na rynek pracy pokolenie Z i obecni na nim od niespełna 10 lat millenialsi wyznaczają nowy kierunek rozwoju i oczekują przyjaznego biura. Badanie „ How Millenials live work and play” jasno dowodzi, że 78 % badanych uważa, że warunki miejsca pracy są bardzo istotne. 69 % respondentów traktuje zaś atrakcyjność przestrzeni biurowej na równi z wynagrodzeniem i ofertą socjalną. Odpowiedź na potrzeby i oczekiwania rynku pracownika i  zwiększenie wydajności przy jednoczesnym wzmocnieniu zadowolenia i motywacji do pracy wydają się zatem kluczem do sukcesu.

Funkcjonalność i wsparcie w codziennej pracy, nie może jednak przesłonić estetyki wnętrza. Mocny i niezawodny silnik, który napędzać będzie firmę, powinien się skrywać pod ładną i atrakcyjną wizualnie maską. Biurowa karoseria, spełniać może rolę nie tylko wizualną, ale stać się nośnikiem rzetelności i niezawodności wyrażonych przez wyrafinowaną elegancję, albo kreatywności w duchu wchodzącego na rynek start-upu, podkreślonej przez nonszalancką oryginalność. Wszystkie czynniki kształtujące biuro, odnosząc się bezpośrednio do pracowników i konsumentów, mają za zadanie wspierać biznes i pełnić rolę skutecznego narzędzia w pomnażaniu kapitału i zwiększaniu zadowolenia ludzi tworzących organizację. Inwestycja w odpowiednie biuro zwróci się nie tylko w postaci zysków, ale może także wzmocnić markę i stać się spoiwem łączącym organizację.

Odpowiednia przestrzeń dla ludzi, to także odpowiednia przestrzeń dla biznesu.