Składniki tego przepisu są dwa. Łączymy Activity Based Workplace z Design Thinking. Pierwsze wnosi nam wiedzę z zakresu aranżacji przestrzeni dopasowanej do procesów, drugie natomiast pokazuje jak komunikować się z pracownikami naszego klienta. Takie połączenie pozwala na zaprojektowanie przestrzeni dedykowanej konkretnej organizacji i dostosowanej do jej sposobu funkcjonowania, co w znacznym stopniu przekłada się na sukces firmy. Dlaczego?

Po pierwsze, dobrze zaprojektowane biuro wpływa na efektywność pracy pojedynczego pracownika oraz grup pracowników, poprzez wymianę informacji, pracę zespołową, czy możliwość wykonywania zadań w skupieniu. Po drugie, pomaga w zarządzaniu procesami HR, w szczególności usprawnia przebieg rekrutacji. Jasne jest przecież, że biuro jest wizytówką firmy i może zachęcić lub odstraszyć kandydata podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Po trzecie, wspiera budowanie wizerunku w oczach klientów i partnerów, którzy pojawiają się w firmie na spotkaniach lub prezentacjach.

Activity Based Workplace

Strategia ta pokazuje jak dopasować przestrzenie w biurze do odpowiednich procesów. Z pozoru oczywiste rozwiązania mogą nabrać głębszego sensu, jeśli w wyniku badań i analiz uzyskane zostaną dane dotyczące specyfiki pracy konkretnej organizacji bądź informacje o czynnościach, które są w niej wykonywane oraz ilości czasu jaki zajmują. Dzięki analizie można uzyskać też informacje o tym gdzie pojawiają się słabe punkty, zarówno w funkcjonowaniu, jak i w organizacji obecnego biura. Takie dane pozwalają też zaoszczędzić środki w kosztownym procesie konstruowania przestrzeni biurowej.

Całość ma sprzyjać stworzeniu pewnego balansu pomiędzy intensywną pracą a możliwością relaksu. Coraz więcej firm decyduje się na stworzeniu specyficznych i nowoczesnych przestrzeni po to, by podnieść zarówno efektywność, jak i komfort pracy. Wyniki tych działań zawsze są pozytywne i widocznie polepszają również parametry ekonomiczne, HR-owe i wizerunkowe.

Główne rozwiązania Activity Based Workplace to przestrzenie:

/open space/
otwarta przestrzeń do pracy dla pracowników, umożliwiająca swobodną komunikację i wpływająca na integrację;

/sale konferencyjne/
miejsce spotkań z pracownikami i klientami;

/małe salki/
pomieszczenia do pracy cichej lub małych spotkań;

/gabinety/
zwykle reprezentacyjne miejsca pracy kadry zarządzającej lub osób wymagających stałej pracy w skupieniu;

/project room’y/
odrębne przestrzenie, gdzie pracownicy mogą wykonywać wspólne zadania

/coffee point’y/
miejsce do przygotowania i wypicia kawy, herbaty lub czegokolwiek; sprzyja szybkiej wymianie informacji i „zderzeniom” pracowników;

/kuchnia/jadalnia/
miejsce, w którym można spokojnie przygotować i zjeść posiłek; pełni funkcję przestrzeni towarzysko-socjalnej;

/chillout/
miejsce dające możliwość oderwania się od pracy, wyciszenia albo gry, na przykład w piłkarzyki czy ping-ponga.

Przykład 1

/Wyzwanie/ W obecnym biurze wszyscy pracownicy wykonują swoje zadania w pokojach 2-osobowych lub 3-osobowych. Handlowcy, projektanci i dział obsługi zamówień muszą stale wymieniać między sobą informacje o przygotowywanej dla klienta ofercie. Proces ten zostaje jednak znacznie utrudniony w wyniku pracy w osobnych pokojach. Pracownikom nie chce się wstawać od biurka, by iść do innego pokoju kilka razy dziennie i sprawdzać na jakim etapie jest wykonanie zadania.

/Rozwiązanie/ Rozwiązaniem jest wspólna praca w przestrzeni typu open space, gdzie wszyscy siedzą blisko siebie i mogą po prostu zapytać wybraną osobę. W takiej komunikacji oczywiście pomagają też wszystkie przestrzenie, w których dochodzi do przypadkowych lub celowych spotkań, jak np. coffee point lub jadalnia.

Dopełnienie działań przy idei Activity Based Workplace stanowią reguły stosowane w pracy. Dobrym przykładem jest wprowadzenie zasady, o ile to możliwe, która zakłada, iż pracownicy codziennie zajmują inne biurko. Takie rozwiązanie jeszcze widoczniej usprawnia procesy komunikacyjne między członkami zespołu.

Design Thinking

A jak to połączyć razem? Wiedza z zakresu Design Thinking pokazuje jak w sposób badawczo-projektowy podejść do zagadnienia tworzenia idealnego biura, dopasowanego do potrzeb konkretnej organizacji. Praca warsztatowa bowiem pozwala spojrzeć na postawione zadania z różnych perspektyw oraz zderzyć je z realnymi potrzebami i oczekiwaniami użytkowników. To wielka i niezwykle inspirująca praca, która dzięki zaangażowaniu całego, różnorodnego zespołu, pozwala otworzyć głowy i znaleźć rozwiązania, które dla jednej tylko osoby mogłyby być nieosiągalne. Korzyści z takiego rodzaju pracy czerpie także, a nawet przede wszystkim, klient. Design Thinking pozwala stworzyć biuro spełniające oczekiwania pracujących w nim ludzi oraz przynoszące konkretne korzyści.

Helikon jest polskim pionierem pracy warsztatowej opartej o Design Thinking w tworzeniu przestrzeni biurowej z wykorzystaniem idei Activity Based Workplace. A wszystko po to, by rozwijać biznes swoich klientów, szczególnie tych nastawionych na rozwój.

Chcesz wiedzieć więcej? Zapraszamy na pyszną kawę i spotkanie z naszym zespołem.

Przykład 1

/Wyzwanie/ Klient chciał kupić nowe meble biurowe – biurka, szafki i fotele, żeby pracownikom pracowało się lepiej i wygodniej. Podczas rozmów z klientem, dotyczących charakterystyki działania organizacji oraz specyfiki prowadzenia procesów w firmie, wyszły na jaw indywidualne oczekiwania pracowników względem biura.

/Rozwiązanie/ Dzięki zorganizowanym warsztatom w firmie klienta, udało nam się poznać realne potrzeby dotyczące aranżacji biura. Poprzez wspólną pracę kreatywną zostały zaproponowane rozwiązania, które nie tylko były akceptowane przez pracowników, ale przede wszystkim były odpowiedzią na ich potrzeby. W wyniku tego procesu powstało biuro, w którym ludzie chcieli pracować i pracowali efektywnie.