Activity Based Working – ale o co chodzi? W pracy najważniejsze jest dopasowanie miejsca wykonywania pracy do jej charakteru i specyfiki. Jednak każde stanowisko to zestaw bardzo różnych czynności do wykonania, a dzisiejsze biura o otwartej przestrzeni mają ułatwić współpracę nie tylko wewnątrz działów, ale i pomiędzy nimi, dzięki optymalnie zaplanowanej i wykorzystanej powierzchni. W praktyce efektywność pracy indywidualnej spada z powodu hałasu lub rozpraszania przez współpracowników, a praca grupowa nie działa ze względu na problemy komunikacyjne i odległości w biurze. Jak temu zaradzić?

Activity Based Working

Cała idea polega na tym, że pracownik wybiera miejsce realizowania pracy zgodnie z charakterem zadania, tak by je efektywnie wykonać. Activity Based Working to biuro złożone z różnorodnych pomieszczeń i miejsc do pracy indywidualnej, zespołowej i regeneracji, przy czym miejsca te nie są na stałe przypisane do osób, ale są dostosowane do realizowanych zadań.

Musimy uwzględnić powierzchnię biura, liczbę pracowników oraz czas pracowników spędzony poza biurem np. przedstawicieli handlowych.

Większość z nas nie zdaje sobie sprawy z tego, ze w tradycyjnym modelu biura na pracownika przypada jedno miejsce pracy z biurkiem i jedno miejsce w salach konferencyjnych. Niestety w tym modelu bardzo często brakuje miejsca na spotkania grupowe pracowników,  a ich biurka często stoją niewykorzystane. Stosunek ilości miejsc do ilości pracowników wynosi więc około 2,0.

Planując biuro, po wnikliwym badaniu i analizie procesów, jesteśmy w stanie uzyskać wskaźnik na poziomie 1,5, gwarantując każdemu pracownikowi dostępność komfortowego miejsca pracy, miejsca do spotkań, a także strefę odpoczynku, nie zwiększając przy tym powierzchni biurowej.

Wzrost efektywności dzięki szybszej regeneracji

W tradycyjnym podejściu, im mniej czasu pracownik poświęca na odpoczynek, tym więcej pracuje i jest bardziej wydajny. Jednak praca na pełnych obrotach przez 8 a czasem 12 godzin dzień w dzień obciąża nasz organizm. Nasza wydajność stopniowo spada, a stres powoduje wypalenie. Robienie regularnych przerw może znacząco podnieść naszą efektywność i zwrócić z nawiązką koszt czasu poświęconego na odpoczynek.

Zapewnienie odpowiednich miejsc do odpoczynku pomaga w szybkiej regeneracji. Ruch, dobra muzyka, komfortowe siedziska lub leżanki, nastrojowe wnętrze – mogą sprawić, że już po kilku minutach będziemy jak nowonarodzeni. Pracownicy oprócz tego, że będą efektywniejsi, będą się czuć też bardziej docenieni. Chillout musi znaleźć się w planach nowego biura.

Jak wesprzeć efektywność Activity Based Working?

Activity Based Working to nie tylko aranżacja biura. Aby ludzie mogli pracować efektywnie i komfortowo, potrzebne są też zmiany w ich zachowaniu. Możemy to uzyskać poprzez:

• przeprowadzenie warsztatów, szkoleń i całego procesu zarządzania
• zmianą powierzchni biurowej oraz tego jak biura używać,
• wyeliminowanie uciążliwego hałasu, który przeszkadza innym (wyeliminowanie rozmów na open space, słuchanie muzyki tylko w słuchawkach, stosowanie paneli akustycznych),
• stworzenie kultury spotykania się w specjalnych miejscach do tego przeznaczonych,
• określenie zasad i standardu spotkań, tak by były efektywne,
• wspólne spędzanie czasu na przerwach regeneracyjnych.