Człowiek od zawsze konstruował narzędzia, aby móc wykorzystywać je w swojej pracy. Ich zastosowanie pozwalało zwiększyć wydajność i jakość pracy oraz skrócić czas jej wykonywania.

Badania przeprowadzone wśród pracowników biurowych pokazują, że ponad 65% respondentów uważa, iż umiejętna organizacja stanowiska pracy wpływa na podniesienie wydajności pracy ludzkiej oraz wzrost kreatywności pracownika.

Przełomowym momentem dla rozwoju cywilizacji stała się rewolucja przemysłowa. Pozwoliła na wprowadzenie (dotychczas nieznanych) rozwiązań i systemów organizacji pracy, które dzięki dzisiejszym, nowoczesnym technologiom możemy stale ulepszać i odkrywać na nowo.
Wraz z rozwojem technologii możemy zaobserwować, jak zmienia się czas potrzebny na wykonanie pewnych czynności. Przed erą komputerów i kserokopiarek wykonanie 100 kopii dokumentu wymagało przepisania tekstu co najmniej 50 razy (przy założeniu robienia jednej kopii za pomocą kalki). Dzisiaj wykonanie takiej samej ilości kopii trwa chwilę, a ryzyko popełnienia błędu jest bliskie zeru. Co więcej, czynność tę możemy powtórzyć wielokrotnie, bez konieczności poświęcania na to ogromnej ilości czasu. Wysłanie wiadomości pocztą tradycyjną trwało nawet kilkanaście dni, a obecnie za pomocą poczty elektronicznej zajmie nam mniej niż sekundę. Innowacyjne rozwiązania i nowoczesne technologie wyznaczają również kierunki rozwoju pracy biurowej. Mają one wpływ nie tylko na wydajność pracowników zatrudnionych w biurze, ale także na rozwój ich kreatywności oraz podniesienie komfortu pracy.

Umiejętne i zgodne z zasadami ergonomii, projektowanie przestrzeni biurowej, jest niezwykle ważnym elementem powstawania miejsca pracy. Wagę tego procesu idealnie obrazuje przykład współpracy z jednym z wielu klientów firmy Helikon. W trakcie rozmowy wstępnej dotyczącej zmiany aranżacji biura, klient zgłaszał zapotrzebowanie na jedną, dużą, 50-osobową salę konferencyjną. W wyniku tej rozmowy udało się nam ustalić, że najczęstszą formą zebrań pracowników są spotkania 2-4-osobowe, trwające około godziny. W związku z tym zaproponowaliśmy klientowi wyodrębnienie w przestrzeni biurowej mobilnych sal sprzężonych oraz opracowanie systemu ich rezerwacji. Zastosowanie takiego rozwiązania pozwoliło klientowi na wynajęcie lokalu o mniejszej powierzchni, co wiązało się ze zmniejszeniem kosztów, ułatwiło również
organizowanie spotkań oraz zwiększyło możliwości sprawnego monitorowania wykorzystania sal konferencyjnych.

Aż 85% ankietowanych jest zdania, że organizacja stanowisk pracy z zastosowaniem nowoczesnych technologii mogłaby znacznie poprawić efektywność pracy.

Na wzrost efektywności pracy wpływ ma również zastosowanie innych ,,nowinek” technicznych, np. wyposażenie firmy w biurka z elektryczną regulacją wysokości. Korzystanie z takich biurek daje pracownikowi możliwość zmiany pozycji podczas pracy. Udowodniono, że przyjęcie pozycji stojącej wpływa nie tylko na poprawę samopoczucia, ale zapobiega zwyrodnieniom kręgosłupa oraz poprawia efektywność dostarczenia substancji odżywczych do wszystkich tkanek naszego organizmu. Wykorzystanie korzyści płynących z tej naturalnej dla człowieka pozycji ciała jest bardzo popularne w krajach skandynawskich, gdzie normą stało się stosowanie biurek z elektryczną regulacją wysokości. Badania przeprowadzone w Skandynawii wyraźnie pokazują, że praca w pozycji stojącej przyczynia się do wzrostu wydajności pracy. Również rosnąca popularność smartfonów może przyczynić się do poprawy komfortu pracy. Można w nich bowiem zainstalować systemy zarządzania biurkami elektrycznymi, które działają jak aplikacja mobilna. Dzięki takiemu rozwiązaniu możemy zarezerwować biurko, ustawić odpowiednią dla nas wysokość, a zastosowanie tzw. aplikacji fitnessowej, np. w przypadku zbyt długiego przebywania w pozycji siedzącej przez pracownika, zasugeruje mu konieczność zmiany pozycji.

Technologie oszczędzają czas, zmniejszają koszty utrzymania biura, a pracownicy chętnie aplikują do miejsc, w których przestrzeń rozbudza ich kreatywność, poprawia wydajność oraz efektywność, a także zapewnia fizyczny i psychiczny komfort pracy.

Innym rozwiązaniem poprawiającym komfort pracy oraz komunikację wewnątrz zespołu jest zastosowanie tzw. przestrzeni open space. Pewnym jest, iż tryb pracy w ,,otwartej przestrzeni” wpływa także na poprawę i rozwój kreatywności pracowników. Najlepszym dowodem na taki stan rzeczy jest przykład projektu przygotowanego przez firmę Helikon Meble Biurowe S.A. dla biura firmy Kontomatik. Zaproponowaliśmy naszemu klientowi chillout room nawiązujący wyglądem do statku pirackiego, dodatkowo wyposażonego w konsolę do gier. Podłoga imitowała pokład statku, na multimedialnym suficie można było wyświetlić błękitne niebo, nie zabrakło również miejsca na morze czy piasek. Wszystkie efekty specjalne pozwalały programistom na odbycie wirtualnej wyprawy morskiej i oderwanie się od żmudnej i często jednostajnej pracy. Relaks w tak atrakcyjnej formie nie tylko poprawia samopoczucie, ale także wyzwala kreatywne myślenie.

Kolejnym ciekawym projektem, wykorzystującym zastosowanie nowych technologii w projektowaniu przestrzeni biurowej, było stworzenie kreatywnego miejsca pracy dla innej firmy z branży IT. Główna siedziba firmy matki znajdowała się w Stanach Zjednoczonych. Kiedy zapadła decyzja, aby w Polsce powołać filię firmy, postanowiono stworzyć miejsce, w którym pracownicy mogliby twórczo pracować, a jednocześnie na bieżąco dzielić się swoimi pomysłami z innymi oddziałami firmy. Chodziło przede wszystkim o to, by usprawnić pracę zdalną i zapewnić pracownikom komfort komunikacji niezależnie od miejsca, z którego muszą pracować. Aby spełnić te oczekiwania, zaproponowaliśmy naszemu klientowi, aby wszystkie oddziały firmy wyposażyć w tablice multimedialne umożliwiające jednoczesne zapisywanie poszczególnych etapów projektu, a także dzielenie się informacjami za pomocą ekranu. Postawiono także na rozwiązania ułatwiające ścisłą współpracę (w tym samym czasie) między pracownikami rozproszonymi na całym świecie. Natomiast zainstalowanie systemu do prowadzania wideokonferencji miało za zadanie usprawnić kanał szybkich konsultacji, niezależnie od miejsca, w którym przebywają w danej chwili członkowie zespołu.

Zastosowanie nowych technologii zrewolucjonizowało świat, a co najważniejsze diametralnie zmieniło sposób pracy i styl życia. Technologiczne rozwiązania usprawniają działanie systemów organizacyjnych, mają realny wpływ na kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy, a co najważniejsze – pomagają osiągać pracodawcy wymierne korzyści. Technologie oszczędzają czas, zmniejszają koszty utrzymania biura, a pracownicy chętnie aplikują do miejsc, w których przestrzeń rozbudza ich kreatywność, poprawia wydajność oraz efektywność, a także zapewnia fizyczny i psychiczny komfort pracy. Podsumowując, nie ulega wątpliwości, iż obecność nowoczesnych technologii w przestrzeni współczesnego biura to dzisiaj warunek konieczny do spełnienia.