Podczas rozmów z Klientami spotykam się z różnymi opiniami dotyczącymi pracy na otwartej powierzchni typu Open Space. Co więcej, opinie te często są różne wśród osób z jednej organizacji i zależą od zakresu odpowiedzialności moich rozmówców. Dlatego nigdy z góry nie zakładam jaki system pracy jest najlepszy a jego rekomendacja powinna być poprzedzona analizą środowiska pracy i wyznaczeniem najważniejszych korzyści biznesowych do osiągnięcia. W poniższym tekście postaram się przedstawić różne opinie na temat open space’u i sposoby na pogodzenie ze sobą celów różnych osób.

RÓŻNE OCZEKIWANIA

Dyrektor administracyjny: wybraliśmy powierzchnię w nowoczesnym biurowcu w centrum miasta. Dzięki posiadaniu biura w tym miejscu nasi pracownicy mają łatwy i szybki dojazd do pracy. Prestiż miejsca jest też dla nas istotny, ponieważ przyjmujemy tu ważnych kontrahentów. Posiadanie biura w tym budynku wiąże się jednak z wysokimi kosztami wynajmu powierzchni. Zależy mi zatem na najbardziej efektywnym jej wykorzystaniu. Preferuję open space, ponieważ daje on możliwość maksymalnego wykorzystania przestrzeni.

Dyrektor HR: zależy mi na zapewnieniu pracownikom warunków do pracy w skupieniu. Na powierzchni typu open space ludziom trudno się skupić i skoncentrować. Spotkałem się również z opiniami że pracownicy są zestresowani ponieważ siedzą w tzw. korytarzu plecami do siebie.

Prezes: nasza firma przez ostatnie 10 lat przeżywa intensywny rozwój. Zmienił się sposób pracy, ludzie pracują często w zespołach interdyscyplinarnych ale mają także zadania wymagające skupienia i koncentracji. Chciałbym aby nowa przestrzeń przyczyniła się do wzrostu efektywności i zaangażowania pracowników.

Biorąc pod uwagę opinie tych trzech osób widać jak różne mogą mieć one cele biznesowe. Aby zagwarantować ich osiągnięcie należy zatem wejść głębiej w organizację. Badanie pomiaru aktywności pracowników powiązane z wywiadami z managerami, ankietami i obserwacjami dotychczasowej powierzchni daje szereg danych. Analiza ich daje możliwość wypracowania przez stratega środowiska pracy wytycznych które następnie wykorzystuje architekt przy projektowaniu nowej przestrzeni. Wytyczne te dotyczą rodzaju, wielkości i ilości różnego rodzaju stref ale także mogą dostarczyć wskazówek do ewentualnych zmian w kulturze organizacji firmy.

GŁÓWNE KORZYŚCI

Tytułowy open space zdaje się odpowiadać na cel pierwszej z cytowanych osób. Taki plan biura pozwala na:

• maksymalne wykorzystanie przestrzeni,
• oszczędności finansowe (nawet do 20% kosztów wyposażenia),
• zmniejszenie kosztów eksploatacji ze względu na umieszczenie większej liczby stanowisk w jednym pomieszczeniu,
• możliwość prostego i szybkiego przeorganizowania rozmieszczenia mebli.

Dodatkowo, jeśli analiza pomiaru aktywności dostarczy informacji o dużym niewykorzystaniu biurek, tzn. pracownicy dużą część czasu pracy spędzają np. na spotkaniach, możemy przejść na system współdzielonych biurek i dodatkowo zmniejszyć konieczną przestrzeń.

Jak jednak na otwartej przestrzeni zapewnić warunki do pracy w skupieniu? Druga z cytowanych osób mogłaby podać jeszcze więcej przeszkód, które generuje biuro typu open plan. Należą tu:

• hałas,
• trudności w skupieniu się i koncentracji,
• brak prywatności,
• ciągła kontrola,
• niekorzystny wpływ na zdrowie psychiczne pracowników,
• praca pod ciągłą presją i w stresie.

ZACHOWANIA I STYL PRACY

Minusy open space można zlikwidować dzięki różnym zasadom zachowania się na takiej powierzchni. Rozwiązuje to większość problemów mogących wystąpić.

Osobiście spotkałem się z różnymi rozwiązaniami i opiniami na ten temat. Są firmy, które wdrożyły określone modele zachowań obligujące pracowników do nieprzeszkadzania sobie. Wiszące na ścianie piktogramy przypominają współpracownikom, jak należy się zachowywać, aby nie przeszkadzać w pracy innym. Wśród tych zasad znajdziemy m.in. wyciszenie telefonów, zakaz jedzenia przy biurku, prowadzenie rozmowy bez zbędnego podnoszenia głosu, upewnienie się, że można komuś przerwać pracę, zanim wciągnie się go w pogawędkę itp.

Przykładowy zakaz jedzenia przy biurku, nie tylko przyczynia się do zachowania porządku ale także przyczynia się do poprawy relacji między pracownikami. Wspólnie spożywane posiłki w ciekawie zaaranżowanej przestrzeni pozwalają na budowanie i utrwalanie więzi. Czujemy się akceptowani, i choć niewielu ludzi się do tego przyznaje, potrzeba ta jest wielka i niezależna od wieku. Przynależymy do czegoś większego niż my sami i to daje nam satysfakcję.

Podobnie ma się rzecz z innymi aktywnościami, które wykonywane w dedykowanych do tego przestrzeniach, są bardziej efektywne niż w pokoju uniwersalnym. Zdarzyło mi się rozmawiać z osobami, które pracowały na open space oraz w pokoju 2-3 osobowym. Okazuje się że często łatwiej jest zachować koncentrację w środowisku generującym szum na stałym poziomie niż w cichym pokoju, w którym każdy cichy dźwięk wytrąca nas ze skupienia. Oczywiście zadania, które generują więcej hałasu. Spotkania, burze mózgów czy rozmowy telefoniczne ze swojej natury nie powinny przebiegać w ciszy.

DOPASOWANE BIURO TO WIĘKSZA EFEKTYWNOŚĆ

W tym momencie kłania się cel biznesowy trzeciej z przytaczanych wyżej osób. Jak pogodzić ze sobą różnego rodzaju aktywności oraz wspomóc zaangażowanie i efektywność pracowników? Różne aktywności wymagają różnego rodzaju przestrzeni. Projektując biuro na bazie otwartego planu oszczędzamy przestrzeń, którą to oszczędność możemy wykorzystać na zaplanowanie dodatkowych miejsc przeznaczonych na różnego rodzaju aktywności. Specjalne sale do burzy mózgów, zaaranżowane w niekonwencjonalny sposób wspomogą kreatywne spotkania. Multifunkcjonalne  salki do spotkań mogą służyć do pracy w skupieniu lub do spotkań w małym gronie. Sama przestrzeń do prac rutynowych, czyli tytułowy open space również nie musi być zaaranżowana standardowo – czyli w rzędy jednakowych biurek. Przestrzeń tą z jednej strony można podzielić ażurowymi ścianami lub meblami a same biurka można zaaranżować w ciekawy sposób, aby stworzyć miejsca intymne ale otwarte.

Nie twierdzę że biuro oparte na otwartym planie jest najlepsze dla każdej firmy. Po poznaniu organizacji i procesów w niej zachodzących można jednak wykorzystać jego zalety i stworzyć biuro, które zapewni realizację celów biznesowych zarządu.

Przykładowe rozwiązania do stosowania w celu stworzenia prywatności, ożywienia przestrzeni i stworzenia miejsc do przechowywania rzeczy i dokumentów.