Transformacja biur trwa w najlepsze. Eksperci już od dawna ją prognozowali. Ale to pandemia COVID-19 znacząco ją przyspieszyła i to o kilka lat. Teraz środowisko pracy biurowej ma być platformą komunikacji oraz kreatywną i innowacyjną przestrzenią inspiracji. Firmy implementują trendy te poprzez tworzenie dedykowanych stref spotkań, pełnych zieleni i miejsc chilloutu, wyposażonych np. w gabinety do fizjoterapii. Choć to dopiero początek strategii budowania nowoczesnych biur najnowszej generacji. Co w nich jeszcze się znajdzie?

Zacznijmy od początku. Środowisko biznesowe nie działa w próżni. A nowoczesne rozwiązania technologiczne mają na nie wyraźny wpływ. Wykorzystywane są choćby jako sposób na zwiększenie efektywności pracy, a zarazem zmniejszenie jej kosztów. Są też motywatorem dla rozwoju przedsiębiorstw. Warto przy tym zauważyć, iż w ostatnich latach, przez przedłużające się lockdowny, cyfryzacja znacząco zyskała na znaczeniu. Bo jak wynika z danych raportu EY aż 57% polskich firm przyspieszyło swój rozwój technologiczny w czasie pandemii¹. Zjawisko to niejako zostało wymuszone również zdalnym wykonywaniem obowiązków przez pracowników. Jakie są tego skutki?

Postępująca cyfryzacja i w liniowej konsekwencji upowszechnienie hybrydowego modelu pracy jednoznacznie wpłynęły na postrzeganie funkcji przestrzeni biurowych. Są one i pozostaną niezwykle istotnym elementem codzienności pracodawców i pracowników, ale znaczącą się zmieniają. Zadaniem firm jest zatem dostosowanie dotychczasowych koncepcji przestrzennych i funkcjonalnych do nowej rzeczywistości.

1 Raport firmy EY, Transformacja cyfrowa firm 2020, https://www.ey.com/pl_pl/news/2021/03/badanie-ey-transformacja-cyfrowa, dostęp: 11.01.2023 r.

Czas zaprojektować biura na nowo

Obecnie powierzchnie biurowe w Polsce zajmują około 12 milionów metrów kwadratowych. Co wskazuje implicite, iż są istotnym elementem funkcjonowania przedsiębiorstw. Warto przy tym dodać, iż Polacy nie chcą pracować ani tylko w trybie zdalnym, ani tylko w całkowicie stacjonarnym. Stąd też mimo ustającej pandemii system hybrydowy nabiera sporej popularności. Biuro zatem pełni obecnie funkcje społeczno-socjalizującą i ma być miejscem bezpośrednich kontaktów, inkubatorem nowych idei i możliwości, a także motorem innowacji. Ma oddawać swoiste wartości i DNA danej firmy być platformą, gdzie świat pomysłów i ludzi wzajemnie się przenika i łączy.

Przy projektowaniu nowej generacji biur składowe, które mają znaczenie to bezpieczeństwo, jakość, elastyczność, atrakcyjność (praca w biurze ma być ciekawsza niż w domu, a do tego zapewniać przestrzeń do skupienia się). Ponadto istotny przy tworzeniu owych przestrzeni jest także zrównoważony rozwój i innowacyjne, eko rozwiązania, szczególnie przy rosnących cenach prądu i gazu.

Biura mają zachęcać pracowników już od samego wejścia do nich. Muszą być funkcjonalne, a zarazem o estetycznym, prestiżowym wystroju, który ma nawiązywać do esencji filozofii, wartości i misji firmy. Warto pamiętać o wypełnieniu ich roślinami. Znaczenie ma także komfort, czyli wygodne meble, odpowiednia akustyka i oświetlenie. Powinny być też wydzielone miejsca ciszy i prywatności, a również przestrzenie do prowadzenia kreatywnej i efektywnej burzy mózgu, ale i do spotkań online

— komentuje Wiesław Chodkowski, prezes zarządu Helikon.

Jakim mianem określać obecną, preferowaną przez pracowników przestrzeń biurową? Ekspert z firmy Helikon nadaje jej miano Activity Best Workplace (ABW) 2.0. To biuro dostosowane do aktywności w najnowszej odsłonie podzielone na strefę spotkań i komunikacji, pracy oraz regeneracji. Co dokładnie to oznacza i jak powinna być wyposażona każda ze stref?

Strefa spotkań i komunikacji

Przyjmijmy już za fakt, że obecnie motywatorem do pracy w biurze są przede wszystkim spotkania i dyskusje w zespole. Stąd strefy spotkań i komunikacji odgrywają kluczową rolę. Powinny one umożliwiać również połączenia online z pracownikami i interesariuszami zdalnymi — zauważa Katarzyna Wierzba, Key Clients Director, Member of the Board Helikon.

Omawianą strefę zatem warto wyposażyć w niewielkie sale do spotkań online (na około czteroosobowe zespoły) oraz przestrzenie do kreatywnych warsztatów na rzecz mniejszej ilości sal konferencyjnych. Istotne, aby przy tym została dopracowana akustyka, eliminująca pogłos, z użyciem dedykowanych paneli akustycznych. Wyposażenie owych miejsc powinno mieć dostęp do światła dziennego i być odpowiednio oświetlone, zawierać duże tablice (multimedialne, stojące i jeżdżące), telewizor, zegar, a również składane stoły oraz mieć lacobele na ścianach. To ważne, aby każda z sal posiadała również możliwość systemu rezerwacji.

Ciekawym rozwiązanem są tzw. kapsuły czy też budki do rozmów telefonicznych i wideo połączeń.

Strefa spotkań i komunikacji jest pandemicznym pokłosiem poczucia odizolowania i brakiem przynależności do jakiejkolwiek grupy społecznej. To ją należy więc zaprojektować ze szczególną wrażliwością i uważnością, bo potrzeba jej stworzenia płynie z uwarunkowań socjologicznych i psychologicznych — dodaje Wiesław Chodkowski.

Strefa pracy

Już teraz strefa pracy odgrywa rolę drugoplanową, choć istotne, aby zapewniała najwyższy komfort do wypełniania obowiązków i przede wszystkim ułatwiała koncentrację — mówi Katarzyna Wierzba.

Jest w niej zatem znacznie mniej biurek (które są od siebie bardziej oddalone) niż zatrudnionych pracowników, stąd warto wprowadzać na nie buking. To nic innego, jak koncepcja tzw. hot deskingu, gdzie następują stała rotacja miejsca pracy w przestrzeni. Co za tym idzie, w strefie pracy muszą znaleźć się również mobilne szafki na kółkach. W istocie jej tworzenia warto zwrócić uwagę na zakup bujnej, różnorodnej roślinności, która nie tylko urozmaica przestrzeń, ale czyni ją też bardziej domową. Dodatkowo jest też swoistą, naturalną przeszkodą i tworzy intymną przestrzeń. Oprócz doniczek kwiatowych warto postawić na szafy czy dividery (praktyczne przegrody), które zapewniają większą prywatność. Oświetlenie natomiast powinno być strefowe – podłogowe i na biurkach.

Strefa regeneracji

Kolejną strefą, którą należy stworzyć w biurze jest ta dotycząca regeneracji i odpoczynku. Dlaczego?

– Zadbanie o odpowiednią strefę regeneracji i dobrostan zatrudnianych osób stało się interesem pracodawców. Bo jak podaje Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy (OSHA) zmęczenie pracowników znacząco przekłada się na utratę produktywności i rocznie kosztuje firmy 136,4 miliardów dolarów. Wrażenie robią też liczby w postaci 49% pracowników, którzy deklarują, że chętnie zmieniliby biuro, jeśli inna firma gwarantowałaby im bardziej atrakcyjne warunki wellbeing — zauważa Wiesław Chodkowski.

Jak zatem stworzyć atrakcyjną strefę regeneracji i odpoczynku?

Warto rozpocząć od lepszego wyposażenia kuchni — od piekarników, przez tostery czy blender lub mikser i z wymianą mikrofalówki na płytę indukcyjną. Motywatorem dla pracowników są tzw. fit przestrzenie z bieżnią, rowerkiem, drabinkami, matą do jogi czy drążkiem. Pamiętając przy tym o sprzęcie do dezynfekcji — niczym w profesjonalnych siłowniach. Dla fanów rozrywki natomiast idealnie spiszą się konsole do gier, stół bilardowy i piłkarzyki. Są już biura wyposażone również w gabinety do fizjoterapii i masażu. Ważnym niewątpliwie elementem będzie także przestrzeń do tzw. power nap, czyli regenerującej drzemki. W takiej przestrzeni można również zamontować huśtawkę lub hamak.

***

Czy to koniec zmian w najbliższej przyszłości?

– Obecny sposób kreowania przestrzeni biurowych obrał nowy, przełomowy kierunek, którego biznes właśnie się uczy. Niewątpliwie trend podziału na wydzielenie strefy spotkań, pracy i odpoczynku w takiej odsłonie dopiero kiełkuje. To kolejne miesiące i lata przyniosą ich znaczący rozwój. Teraz istotne jest, aby zarządcy firm rozpoczęli procesy przebudowy i reorganizacji dotychczasowych biur — konkluduje Wiesław Chodkowski.