„Zmieniamy się razem z naszymi Klientami”

mówi Dr. Lars Gutheil / CEO Polsko-Niemieckiej Izby Przemysłowo-Handlowej.

Ta idea przyświecała od początku projektowi zmiany biura Polsko-Niemieckiej Izby Przemysłowo-Handlowej. Nowy Prezes, nowe wyzwania, nowe podejście i nowe biuro.

Badanie środowiska pracy

Kiedy w 2019 r. zaczynaliśmy współpracę z Panią Patrycją Szcześniewską z Polsko-Niemieckiej Izby Przemysłowo-Handlowej oraz z Kamilą Królikowską z Walter Herz jednym z pierwszych kroków było przeprowadzenie badania środowiska pracy. Odpowiedziało nam ona na zasadnicze pytania – jaką powierzchnię powinno zajmować nowe biuro, jaki układ funkcjonalny byłby najlepszy, jaki jest optymalny sposób pracy.- wspomina Tomasz Wincenciak- Projekt Menadżer w firmy Helikon Tworzymy Idealne Biura, odpowiadający za prowadzenie wszystkich etapów projektu. Mieliśmy również za zadanie stworzyć biuro, do którego, po pandemii, chętnie wrócą z pracy zdalnej pracownicy.

Nowa powierzchnia– nowy sposób pracy

Przeprowadzone badania pozwoliły nam na przygotowanie mapy funkcjonalnej biura oraz wytycznych do przygotowania space planu.

Większość klientów Polsko-Niemieckiej Izby Przemysłowo-Handlowej to firmy nowoczesne, dynamicznie rozwijające się. Nowe biuro AHK miało być odzwierciedleniem zmian i dynamicznego rozwoju. Miało ono nie tylko wspierać budowanie wizerunku w oczach Klientów ale także i pracowników.

Zastosowane rozwiązania miały na celu stworzenie przyjaznej atmosfery biura, co było niezwykle istotne przy zmianie systemu pracy na hybrydową. Odpowiednia aranżacja przestrzeni biurowej ma ogromny wpływ na motywację i efektywność pracowników. To w jakim biurze na co dzień pracują, pozwala na zbudowanie pozytywnego nastawienia oraz na ergonomię ich pracy.

Komunikacja i integracja

Podczas prowadzonych badań workplace jednym z głównych haseł jakie się pojawiały była komunikacja i integracja zespołu. Obecny układ gabinetowy nie sprzyjał takim interakcjom. Przeprowadzka do nowej siedziby pozwoliła na stworzenie bardziej elastycznych przestrzeni. Oczywiście w nowym biurze znalazły się również gabinety, jednak jest ich zdecydowanie mniej. Większość powierzchni stanowią otwarte przestrzenie typu open space. Dosycone salami konferencyjnymi i budkami telefonicznymi, pełniącymi również funkcje miejsc spotkań.

Najwięcej miejsca zajmuje przestrzeń wypoczynkowa/socjalna, która z założenia miała być mobilna i łatwa do przearanżowania. To w tej strefie mają w przyszłości odbywać się spotkania biznesowe oraz integracyjne.

Po ustaleniu wszystkich elementów i doprecyzowaniu układu funkcjonalnego biura wspólnie z architektką Alicją Smykałą-Burdą oraz z zespołem projektowym ze strony Polsko-Niemieckiej Izby Przemysłowo-Handlowej rozpoczęliśmy kolejny etap projektowy.

Sesja brainstormingu

Przeprowadziliśmy wspólnie serię warsztatów wizerunkowych, których zwieńczeniem była sesja brainstormingu odbywająca się u jednego z klientów AHK, a na którą zostali zaproszeni wszyscy pracownicy. 

Efektem tego spotkania było wypracowanie wspólnej wizji nowego biura. Pracownicy mieli okazję zapoznać się z nową ideą pracy, wypowiedzieć się i podjąć  decyzję w wielu ważnych kwestiach. Wszak byli w przededniu dużych zmian. Taka forma wdrażania procesu zmiany pozwoliła na większe zrozumienie i wypracowanie wielu kompromisów.  

Biuro stało się przestrzenią, w której każdy z pracowników będzie mógł zarezerwować miejsce do różnego rodzaju pracy.  Zadbaliśmy również o zdrowie pracowników poprzez zastosowanie biurek z elektryczną regulacją wysokości.  Modułowe elementy, budki telefoniczne, dividery, lockery czy mobilne stoły pozwalają na szybką i łatwą rearanżację biura w miarę bieżących potrzeb oraz wraz z rozwojem firmy w przyszłości.

Wizerunek biura

W ramach przeprowadzonych warsztatów określiliśmy jaki efekt chcemy osiągnąć poprzez zmianę biura, ustaliliśmy jakie emocje ma wywoływać biuro wśród pracowników oraz odwiedzających klientów. Zobrazowaliśmy kolorystykę, faktury i kształty, które miały pojawić się w nowej przestrzeni.  Dzięki pracy na modelu 3d mieliśmy możliwość szybkiego wprowadzania zmian i doprecyzowania niezbędnych szczegółów wizualnych.

Dzięki współpracy zespołów AHK/Helikon stworzyliśmy unikalny wystrój, który wzmocnił zamierzony wizerunek biura. W przestrzeniach za pomocą elementów identyfikacji wizualnej, plakatów, tapet, rysunków czy elementów 3d zamknęliśmy wiele opowieści, najsłynniejszych wydarzeń z historii i  kultury oraz współpracy Polski i Niemiec. 

Ekologia

Zgodnie z obecnymi standardami dotyczącymi ochrony przyrody i klimatu nie mogło zabraknąć w nowym biurze ekologicznych rozwiązań. Od takich powszechnych jak, zastosowanie filtrów do wody w celu uniknięcia zakupu olbrzymich ilości wody butelkowanej. Czy stworzenie w lodówce półki sharingowej na jedzenie, po zastosowanie mebli wykonanych z przetworzonych odpadów i nadających się w przyszłości do ponownego recyklingu.

Idea na podsumowanie

Ideą Pana Larsa Guthiel, i Helikon, było uzyskanie miejsca do pracy, które nie tylko z każdego kąta zachęca i nęci historycznymi „smaczkami” i ciekawostkami, ale także wpisuje się w otaczający klimat dzielnicy Wola. Spacerując po biurze można bez końca rozwijać opowieści na temat współpracy Polski i Niemiec.

Autor: Tomasz Wincenciak Helikon

Napisz do nas: biuro@helikon.pl